Fallstudie
Mizuho Bank: Prozess-Reengineering in einem globalen Unternehmen
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Optimierung durch papierlose Abläufe
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Kürzere Bearbeitungszeiten
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Bessere Geschäftsqualität durch visualisierte Abläufe
„Papier war früher das Herzstück unseres globalen Unternehmensgeschäfts. Jetzt haben wir Pega integriert, um unsere Verfahren zu überarbeiten und die Abläufe zu automatisieren, ohne auf implizites Wissen angewiesen zu sein. Mittels agiler Softwareentwicklung können wir heute Anwendungen im Handumdrehen entwickeln, was eine rasche Implementierung in den Vereinigten Staaten ermöglicht.“
Das Problem
- Revision papierbasierter Abläufe in Abhängigkeit von implizitem Wissen
- Implementierung globaler operativer Exzellenz
- Automatisierung interner Abläufe
- Wegfall der Notwendigkeit von Handbüchern oder Schulungen
- Globale Standardisierung
Die Mizuho Bank hat ihre wichtigsten Leitgedanken „Customer First“ und „Operational Excellence“ implementiert und treibt derzeit ihren mittelfristigen Managementplan voran, mit dem es das Programm „One MIZUHO“ für die fünf Einzelorganisationen unter dem Dach des Unternehmens weiter entwickelt.
Die Global Corporate Company, eine der internen Organisationen, die für die Entwicklung des globalen Geschäfts zuständig ist, erweitert ihre Aktivitäten in Übersee durch die Einrichtung neuer Büros an einer Vielzahl von Standorten. Dazu arbeitet sie aktiv mit großen ausländischen Finanzinstituten und Regierungsbehörden zusammen.
Im Zuge der internationalen Expansion hat sich die Zahl der Mitarbeiter in den Auslandsbüros der Bank erhöht. Die kulturellen Unterschiede und die verschiedenen Arbeitskulturen haben zu einer Reihe von Problemen in den Betriebsabläufen geführt.
Insbesondere schwer verständliche Regeln und Verfahren, unklare Leitungsstrukturen und Zuständigkeiten sowie mangelnde Unterstützung für Mitarbeiter mit weniger Erfahrung oder implizitem Wissen belasteten die Abläufe erheblich. Dies wiederum hatte steigende Kosten, Kapazitätsengpässe und eine sinkende Mitarbeitermotivation zur Folge. Ein ineffizientes papierbasiertes System war besonders problematisch und behinderte die Entscheider im Unternehmen.
Das Unternehmen musste dringend unabhängiger vom Arbeitsfortschritt einiger weniger Mitarbeiter werden und automatische Abläufe und Entscheidungen auf Filial- und Regionsebene ermöglichen. Dies wollte man durch eine Reorganisation des angestrebten Betriebsmodells und die Einführung neuer Unternehmensrichtlinien erreichen.
Die Lösung
Dabei war es nicht mit der Implementierung eines Workflows getan. Um die Geschäftsabläufe neu auszurichten, musste man papiergestützte Prozesse gänzlich abschaffen und auf Handbücher verzichten. Nach sorgfältiger Prüfung von Kundenfeedback und der Analyse von Regionen, die sich durch operative Exzellenz auszeichneten, wechselten sechzehn von zwanzig globalen Megabanken zu Pega.
Die Pega Platform wird nicht nur für die Dokumentation organisatorischer Richtlinien und Methoden genutzt, sondern auch zur Definition von Prozessen und Geschäftsregeln sowie zur Implementierung von Benutzeroberflächen eingesetzt. Zudem macht sie Handbücher und Schulungen überflüssig, was eine intuitive Bedienung ermöglicht. Darüber hinaus wurde DCO (Directly Capture Objectives) genutzt, um Anforderungen zu implementieren, die sich aus Feedback und Anfragen der Mitarbeiter vor Ort ergaben, um ein benutzerfreundliches System zu schaffen. Die direkte Erfassung und Prüfung von Daten sowie die Verteilung erforderlicher digitaler Dokumente hat zu einer erfolgreichen Umsetzung des vollständig papierlosen Betriebs geführt.
Geschwindigkeit ist Trumpf bei der digitalen Transformation. Die Umstellung für die erste Phase der Implementierung in Amerika dauerte drei Monate. Die Funktionen wurden dann in den folgenden drei Monaten erweitert, sodass die Realisierung erfolgreich und frühzeitig abgeschlossen werden konnte. Durch Nutzung der Situational-Layer-Cake-Technologie von Pegasystems war es möglich, regionale und standortspezifische Definitionen über die gemeinsamen globalen Definitionen zu legen. So konnten Anwendungen für die Regionen Ostasien, Europa sowie Asien und Ozeanien schnell und einfach entwickelt werden.
Das Ergebnis
Die schnelle und erfolgreiche Umsetzung des Projekts gab den Ausschlag für viele weitere Erfolge. Die Einführung papierloser Arbeitsabläufe hat zu einer deutlichen Reduzierung des Arbeitsaufwands und der Bearbeitungszeit geführt und die allgemeine Geschäftsqualität deutlich verbessert.
Auch die Benutzerzufriedenheit stieg, und aus den Regionen gibt es immer mehr Anfragen zur Weiterentwicklung.
Global Corporate Coordination als Zentrum der Weiterentwicklung dieses Projekts konnte die Standardisierung der Abläufe auf globaler Ebene abstimmen und Befugnisse auf die Mitarbeiter vor Ort übertragen. Zudem konnte die Abteilung erfolgreich eine Visualisierung der globalen Position des Unternehmens und ein System zur Überwachung erstellen.
Weiteres Informationsmaterial
Whiteboard Video (Englisch)
Mit den Case-Management- und BPM-Systemen von Pega werden Geschäftsanwendungen entwickelt, die die gewünschten Ergebnisse liefern und für ein verbessertes und durchgängiges Kundenerlebnis sorgen.
Produktdemo
Pegas Low-Code-Ansatz macht die Entwicklung von Anwendungen schneller als herkömmliche Methoden. Mit dem Geschäftsmodell können die Benutzer schnell erfassen, was ihr Unternehmen benötigt, und dann automatisch Anwendungen und Prüfprotokolle für Dokumente generieren, wodurch sich die Entwicklungskosten um bis zu 75 % senken lassen.